Bù trừ công nợ là giao dịch mua bán và cung cấp hàng hóa lẫn nhau giữa hai đơn vị, khi đó các đối tượng sẽ vừa là người mua đồng thời cũng là người bán. Khi phát sinh giao dịch, giữa hai đơn vị phải lập biên bản bù trừ công nợ để cấn nợ cho nhau. Vậy khi bù trừ công nợ như vậy thì có được đưa vào chi phí hợp lý hợp lệ hay không? Có được khấu trừ thuế GTGT? Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Bù trừ công nợ?

Khi một đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp (vừa có công nợ phải thu, vừa có công nợ phải trả), để cấn trừ giữa công nợ, kế toán sẽ: + Xác định các chứng từ công nợ phải thu và chứng từ công nợ phải trả của đối tượng; + Thực hiện bù trừ giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả của đối tượng; + Cập nhật việc bù trừ công nợ vào sổ theo dõi công nợ của đối tượng.

Và khi các bên bù trừ công nợ có nghĩa giữa các đơn vị giao dịch mua bán với nhau và cung cấp hàng hóa lẫn nhau khi đó các đối tượng vừa là người bán đồng thời cũng là người mua thì các bạn cần lập biên bản bù trừ công nợ để cấn trừ cho nhau.

Hàng tháng các đơn vị thành viên làm Biên bản đối chiếu công nợ riêng cho khách hàng về Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng và tổng cộng số tiền trong tháng. Kế toán cần kiểm tra lại tất cả hóa đơn mua hàng của đơn vị thành viên mà mình đối chiếu công nợ.

Trong trường hợp có sai lệch 2 bên kế toán phải đối chiếu lại với bên thành viên, làm rõ nguyên nhân. Nếu là do lỗi của Chi nhánh B đối với chi nhánh A về số lượng có tăng hơn so với hóa đơn thì chi nhánh A ngay lập tức hủy biên bản đối chiếu công nợ với Chi nhánh B. Và yêu cầu chi nhánh B phải xác nhận và làm lại biên bản đối chiếu.

Hồ sơ thanh toán bù trừ công nợ:

– Bảng công nợ chi tiết đã thanh toán và còn nợ của khách hàng; – Hợp đồng kinh tế (có ghi rõ phương thức thanh toán nếu chưa có quy định thanh toán bù trừ công nợ thì ký phụ lục hợp đồng bổ sung phương thức thanh toán bù trừ công nợ); – Thanh lý hợp đồng; – Biên bản giao hàng hay nghiệm thu, xuất kho; – Bản đối chiếu công nợ có ký tá xác nhận của hai bên; – Các chứng từ đã từng thanh toán của hai bên: phiếu chi, giấy báo Nợ…; – Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường; – Biên bản bù trừ công nợ có xác nhận của hai bên; – Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với phần chênh lệch sau khi bù trừ công nợ.

Hạch toán khi thanh toán bù trừ công nợ:

Một số chính sách, quy định liên quan đến khi thanh toán bù trừ công nợ:

1. Về thuế GTGT: Căn cứ theo khoản 10 điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định các trường hợp không dùng tiền mặt được khấu trừ thuế GTGT: “4. Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm: a) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ của ba (3) bên làm căn cứ khấu trừ thuế. b) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua, hoặc nhờ người mua chi hộ.”

2. Về thuế TNDN: Căn cứ tại quy định khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định các khoản được trừ khi tính thuế TNDN: “2. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC như sau: “1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. “

=> Để việc thanh toán bù trừ công nợ hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT thì cần: – Hợp đồng mua bán (quy định rõ trong hợp đồng về việc thanh toán bù trừ công nợ) – Biên bản bù trừ công nợ 2 bên (Phải có xác nhận của 2 bên) – Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.