Doanh nghiệp chi trả tiền công, tiền thù lao cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng cần đặc biệt lưu ý quy định về khấu trừ thuế TNCN, hồ sơ chứng từ và nghĩa vụ kê khai liên quan.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chủ quan hoặc áp dụng chưa đúng quy định dẫn đến bị truy thu thuế, loại chi phí, truy đóng BHXH và xử phạt hành chính khi thanh tra, kiểm tra. Dưới đây là 05 sai sót phổ biến kế toán và doanh nghiệp cần lưu ý:

🔴 Sai sót 1: Không khấu trừ 10% thuế TNCN vì cho rằng “khoản chi nhỏ”

Theo điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức/cá nhân trả thu nhập cho người lao động không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi chi trả nếu mức chi từ 2.000.000 đồng/lần trở lên.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cho rằng khoản chi không lớn nên bỏ qua việc khấu trừ thuế, dẫn đến rủi ro bị truy thu toàn bộ số thuế chưa khấu trừ và tiền chậm nộp khi cơ quan thuế thanh tra.

 

Ví dụ: Công ty A chi 3 triệu đồng/tháng cho cộng tác viên chăm sóc cảnh quan nhưng không thực hiện khấu trừ thuế TNCN. Khi kiểm tra, cơ quan thuế yêu cầu truy nộp 10% thuế TNCN chưa khấu trừ kèm tiền chậm nộp theo quy định.

✅ Khuyến nghị:

• Rà soát toàn bộ khoản chi trả cho cá nhân.
• Thực hiện khấu trừ 10% đối với khoản chi từ 2 triệu đồng/lần trở lên.
• Lập chứng từ khấu trừ thuế đầy đủ (Mẫu 02/KTT-TNCN).
• Kê khai chính xác trên tờ khai thuế TNCN tháng/quý.

🔴 Sai sót 2: Chấp nhận Cam kết 08/CK-TNCN không đúng điều kiện

Nhiều doanh nghiệp hiểu sai rằng chỉ cần cá nhân nộp Cam kết 08/CK-TNCN là được miễn khấu trừ thuế TNCN. Tuy nhiên, theo Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 80/2021/TT-BTC, cá nhân chỉ được làm cam kết khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

• Có mã số thuế cá nhân;
• Chỉ có duy nhất nguồn thu nhập này tại thời điểm cam kết;
• Tổng thu nhập cả năm sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế.

Trường hợp cá nhân có thêm thu nhập tại nơi khác hoặc không đủ điều kiện nhưng doanh nghiệp vẫn không khấu trừ thuế thì doanh nghiệp có thể bị truy thu và xử phạt.

Ví dụ: Ông B ký Cam kết 08 tại Công ty X nhưng đồng thời có thêm thu nhập từ Công ty Y. Sau thanh tra, cơ quan thuế xác định cam kết không hợp lệ và yêu cầu Công ty X truy nộp toàn bộ số thuế chưa khấu trừ.

✅ Khuyến nghị:

• Kiểm tra kỹ mã số thuế và điều kiện cam kết của cá nhân.
• Yêu cầu cá nhân cam kết trung thực về tổng thu nhập trong năm.
• Nếu có nghi ngờ về tính hợp lệ, doanh nghiệp nên thực hiện khấu trừ 10% để hạn chế rủi ro.

🔴 Sai sót 3: Dùng hợp đồng cộng tác viên để “né” BHXH và nghĩa vụ thuế

Một số doanh nghiệp ký hợp đồng cộng tác viên hoặc hợp đồng dịch vụ ngắn hạn cho người làm việc thường xuyên nhằm tránh đóng BHXH và áp dụng thuế suất thấp hơn.

Tuy nhiên, theo Luật BHXH 2024 (hiệu lực từ 01/7/2025), người lao động làm việc theo hợp đồng từ 01 tháng trở lên — kể cả hợp đồng có tên gọi khác nhưng mang bản chất quan hệ lao động — vẫn thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Nếu cơ quan BHXH xác định doanh nghiệp “lách luật”, doanh nghiệp sẽ bị:

• Truy đóng BHXH cho toàn bộ thời gian chưa tham gia;
• Tính lãi chậm đóng;
• Xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

Ngoài ra, cơ quan thuế cũng có thể xác định khoản chi này là tiền lương, tiền công và yêu cầu kê khai thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần thay vì khấu trừ 10%.

Ví dụ: Công ty Z liên tục ký hợp đồng thời vụ 2 tháng/lần với nhân viên lễ tân làm việc cố định hàng ngày. Sau kiểm tra, cơ quan BHXH truy thu toàn bộ BHXH chưa đóng và xử phạt chậm đóng.

✅ Khuyến nghị:

• Ký HĐLĐ phù hợp với bản chất công việc thực tế.
• Tham gia BHXH đầy đủ đối với lao động làm việc thường xuyên.
• Trường hợp thuê dịch vụ thực sự ngắn hạn, cần có hồ sơ chứng minh độc lập như: hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, kết quả bàn giao công việc…

🔴 Sai sót 4: Hồ sơ chi trả thiếu chứng từ chứng minh dịch vụ thực tế

Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu phiếu chi hoặc giấy đề nghị thanh toán mà thiếu hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu hoặc hồ sơ bàn giao công việc.

Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), khoản chi muốn được tính vào chi phí hợp lệ phải có đầy đủ:

• Hợp đồng/thỏa thuận công việc;
• Chứng từ thanh toán hợp pháp;
• Biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu chứng minh dịch vụ đã hoàn thành.

Nếu hồ sơ không đầy đủ, khoản chi có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Ví dụ: Công ty Y thuê cá nhân thiết kế website với chi phí 5 triệu đồng/tháng nhưng chỉ có phiếu chi và email trao đổi, không có hợp đồng hoặc nghiệm thu rõ ràng. Khi quyết toán thuế, khoản chi bị loại toàn bộ do không đủ căn cứ chứng minh dịch vụ thực tế.

✅ Khuyến nghị:

• Lập hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận công việc rõ ràng.
• Lưu đầy đủ hồ sơ thanh toán và nghiệm thu.
• Đối với khoản thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, nên thực hiện chuyển khoản ngân hàng theo quy định.

🔴 Sai sót 5: Kê khai thuế TNCN thiếu hoặc sai thông tin

Một số doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ thuế nhưng:

• Quên kê khai trên tờ khai thuế TNCN;
• Nhập sai mã số thuế cá nhân;
• Khai sai loại thu nhập hoặc sai số thuế đã khấu trừ.

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

• Hành vi kê khai sai nhưng không làm thiếu thuế có thể bị phạt từ 1,5 – 2,5 triệu đồng;
• Trường hợp khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp có thể bị phạt từ 5 – 8 triệu đồng hoặc cao hơn tùy mức độ vi phạm.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải giải trình số liệu khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu điện tử.

Ví dụ: Doanh nghiệp A đã khấu trừ thuế của 10 cá nhân nhưng chỉ kê khai 8 người trên tờ khai tháng. Khi đối chiếu dữ liệu, cơ quan thuế phát hiện thiếu sót và yêu cầu kê khai bổ sung, truy nộp thuế cùng tiền phạt.

✅ Khuyến nghị:

• Kiểm tra kỹ MST, họ tên và số thuế đã khấu trừ trước khi nộp tờ khai.
• Đối chiếu giữa chứng từ khấu trừ và dữ liệu kê khai định kỳ.
• Chủ động nộp hồ sơ khai bổ sung ngay khi phát hiện sai sót để giảm thiểu tiền phạt và tiền chậm nộp.

📌 KẾT LUẬN

Các khoản chi trả cho cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ ngắn hạn tuy phổ biến nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế và BHXH nếu doanh nghiệp thực hiện không đúng quy định.

Doanh nghiệp cần:

✔ Khấu trừ và kê khai thuế đúng quy định;

✔ Kiểm tra chặt chẽ hồ sơ cam kết miễn khấu trừ;

✔ Xác định đúng bản chất quan hệ lao động;

✔ Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán;

✔ Thường xuyên rà soát dữ liệu kê khai thuế và BHXH.

Việc tuân thủ đúng ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro truy thu, xử phạt mà còn đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong hoạt động tài chính – kế toán.