Chứng từ kế toán một phương tiện để chứng minh và thông tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ sở cho việc phân loại và tổng hợp kế toán. Vì vậy chúng cần được lưu trữ để phòng khi các cơ quan thuế hoặc các phòng ban khác, cơ quan có thẩm quyền cần đối chiếu hoặc soát xét, thanh tra thì có thể thực hiện một cách nhanh chóng hơn. Nhưng, làm thể nào để lưu trữ hợp lý, khoa học thì bài viết này Q. ربح المال مجانا P.T sẽ giúp Quý doanh nghiệp có nhiều phương pháp để lựa chọn hơn khi lưu trữ chứng từ lâu dài. العاب ربح

A. Cách lưu trữ tờ khai thuế Quý hoặc tờ khai Quyết toán năm:

• Tờ khai thuế GTGT của Quý kèm bảng kê hàng hóa mua vào, bán ra;
• Thông báo tình hình sử dụng hóa đơn từng Quý;
• Tờ khai thuế TNCN, TNDN trong Quý (nếu có phát sinh); hoặc các tờ khai khác như tờ khai lệ phí môn bài, biên bản, quyết định xử phạt..

⇒ Các chứng từ trên lưu trữ theo từng Quý là dễ theo dõi nhất, kèm theo các Giấy nộp tiền của Quý phát sinh (nếu có). Đến khi quyết toán, các chứng từ Quý sẽ được lưu kèm với các tờ khai thuế TNDN, TNCN của cả năm tài chính, và được lưu trữ bằng cách đóng thành cuốn hoặc lưu ở bìa còng. Song song với lưu trữ hồ sơ giấy là cách lưu trữ file mềm của chứng từ có phê duyệt của cơ quan thuế và doanh nghiệp.

B. Cách lưu trữ chứng từ theo tháng/quý/năm

1. Về lưu trữ Phiếu thu, Phiếu chi:

Phiếu thu/chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo từng tháng, theo thứ tự số phiếu thu/chi phát sinh. Trong đó, phiếu thu/chi sẽ đi kèm với các hóa đơn gốc hoặc hóa đơn điện tử; bảng thanh toán tiền lương; hợp đồng mua bán hàng hóa, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm riêng cho từng nhà cung cấp, khách hàng; giấy đề nghị thu chi;…

2. Cách lưu trữ chứng từ ngân hàng: Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay.

   a. Đối với hồ sơ tiền gửi:

Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng hay theo quý;
Thứ tự đóng quyền như sau: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, ủy nhiệm chi theo thứ tự của tờ sao kê.

   b. Đối với hồ sơ tiền vay:

Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay, xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay

   c. Bổ sung thêm: Đối với Phiếu chi, UNC lưu cùng

– Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc;
– Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một kế hoạch tổng thể đã được phê duyệt thì cần kèm theo bản photo của kế hoạch đó ở mỗi lần chi và có bản ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thế;
– Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận chức năng trong doanh nghiệp;
– Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo;
– Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay.

3. Cách lưu trữ Phiếu nhập, xuất kho:

a. Phiếu nhập kho lưu cùng với:

– Hóa đơn GTGT mua vào;
– Hợp đồng, giấy đề nghị mua hàng;
– Biên bản giao hàng;
– Phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có);
– Phiếu xuất kho lưu cùng với.

b. Phiếu xuất kho lưu cùng với:

– Hóa đơn GTGT đầu ra (photo);
– Biên bản giao hàng.

4. Cách lưu trữ chứng từ lương:

– Hàng năm, kế toán tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng tháng trong năm;
– Chứng từ lương lưu hàng tháng cần lưu bao gồm: Bảng thanh toán lương có ký duyệt; lệnh chi lương và UNC photo (nếu thanh toán qua ngân hàng); các bảng ký nhận lương bằng tiền mặt của người lao động; các chứng từ khác có phát sinh tăng hoặc giảm lương của người lao động.

5. Cách lưu trữ hồ sơ tài sản cố định: Tờ trình được phê duyệt mua tài sản

– Các quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu của DN;
– Hợp đồng mua tài sản ký kết với người bán;
– Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản;
– Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản;
– Biên bản giao nhận tài sản giữa bên bán và doanh nghiệp;
– Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách;
– Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao do Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt;
– Mã tài sản theo sổ sách kế toán;
– Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ;
– Thẻ theo dõi tài sản cố định;
– Bộ hồ sơ thanh lý tài sản: Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo;
– Quyết định luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác;
– Các chứng từ khác liên quan.

6. Cách lưu trữ chứng từ công nợ: Kế toán lưu trữ hồ sơ công nợ theo một folder riêng và chia thành các file như sau:

– Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm;
– Các biên bản thoả thuân đối trừ công nợ;
– Các quyết định xử lý công nợ;
– Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ. 

Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, các bạn cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa. العب روليت

C. Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự:

– Hồ sơ của từng nhân viên;
– Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có)
– Thông báo bảo hiểm và các mẫu biêu khai tăng, giảm bảo hiểm, đăng ký thang bảng lương
– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động
– Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng

Chúc bạn ngày mới tốt lành !