1. Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử có khác nhau không?

Căn cứ tại Điều 15 Nghị định 51/2010/NĐ-CP, quy định về ngày lập hóa đơn điện tử như sau:

“Điều 15. Lập hóa đơn                                                                                                                                                                   …                                                                                                                                                                                               Ngày lập hóa đơn là ngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng. Các trường hợp pháp luật quy định chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký thì ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao hàng hóa.                                                                                                                 Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.                                                                      …                                                                                                                                                                                                  Hóa đơn điện tử được lập xong sau khi người bán và người mua đã ký xác nhận giao dịch đã được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử…”

Ngày ký trên hóa đơn điện tử là ngày xác định giao dịch, hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai bên bắt đầu có hiệu lực. Như vậy, ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử thông thường sẽ là một. Nhưng nếu trường hợp ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử là khác nhau, thì phải kê khai và hạch toán như thế nào?

2. Theo quy định mới nhất ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau thì sử dụng ngày nào để kê khai và hạch toán?

Tổng cục thuế đã ban hành các công văn để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đối với việc ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau, cụ thể:

Tại Công văn 812/TCT-DNL ngày 13 tháng 3 năm 2019 về việc ngày lập và ký duyệt trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BCT (Thông tư này hết hiệu lực từ ngày 01/07/2022), Tổng cục thuế trả lời cục thuế Thanh Hóa như sau:

“Căn cứ vào qui định của pháp luật về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử nêu trên và mô hình hoạt động bán hàng của Công ty xi măng Nghi Sơn trong quá trình sản xuất kinh doanh và kê khai thuế, Tổng cục Thuế đồng ý với đề xuất của Công ty xi măng Nghi Sơn căn cứ ngày lập trên hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định”.

Ngoài ra, Tại Công văn 58325/CT-TTHT ngày 25 tháng 8 năm 2017 của Cục thuế Thành phố Hà Nội cũng hướng dẫn như sau:

“Căn cứ theo quy định trên, trường hợp của Công ty CP Thế giới số Trần Anh đang sử dụng hóa đơn điện tử, trong quá trình sử dụng khi bán hàng hóa, dịch vụ thì ngày lập hóa đơn điện tử Công ty phải thực hiện theo đúng quy định tại điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn điện tử thì Công ty phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.”

Như vậy, trong trường hợp hóa đơn điện tử có ngày ký và ngày lập khác nhau, cơ quan Thuế đều hướng dẫn Doanh nghiệp cũng như các chi cục thuế lấy ngày lập hóa đơn để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.