05 SAI SÓT DOANH NGHIỆP THƯỜNG GẶP KHI CHI TRẢ THÙ LAO CHO CÁ NHÂN KHÔNG KÝ HĐLĐ HOẶC HĐLĐ DƯỚI 03 THÁNG

Doanh nghiệp chi trả tiền công, tiền thù lao cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng cần đặc biệt lưu ý quy định về khấu trừ thuế TNCN, hồ sơ chứng từ và nghĩa vụ kê khai liên quan.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chủ quan hoặc áp dụng chưa đúng quy định dẫn đến bị truy thu thuế, loại chi phí, truy đóng BHXH và xử phạt hành chính khi thanh tra, kiểm tra. Dưới đây là 05 sai sót phổ biến kế toán và doanh nghiệp cần lưu ý:

🔴 Sai sót 1: Không khấu trừ 10% thuế TNCN vì cho rằng “khoản chi nhỏ”

Theo điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức/cá nhân trả thu nhập cho người lao động không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi chi trả nếu mức chi từ 2.000.000 đồng/lần trở lên.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cho rằng khoản chi không lớn nên bỏ qua việc khấu trừ thuế, dẫn đến rủi ro bị truy thu toàn bộ số thuế chưa khấu trừ và tiền chậm nộp khi cơ quan thuế thanh tra.

 

Ví dụ:
Công ty A chi 3 triệu đồng/tháng cho cộng tác viên chăm sóc cảnh quan nhưng không thực hiện khấu trừ thuế TNCN. Khi kiểm tra, cơ quan thuế yêu cầu truy nộp 10% thuế TNCN chưa khấu trừ kèm tiền chậm nộp theo quy định.

✅ Khuyến nghị:

  • Rà soát toàn bộ khoản chi trả cho cá nhân.
  • Thực hiện khấu trừ 10% đối với khoản chi từ 2 triệu đồng/lần trở lên.
  • Lập chứng từ khấu trừ thuế đầy đủ (Mẫu 02/KTT-TNCN).
  • Kê khai chính xác trên tờ khai thuế TNCN tháng/quý.

🔴 Sai sót 2: Chấp nhận Cam kết 08/CK-TNCN không đúng điều kiện

Nhiều doanh nghiệp hiểu sai rằng chỉ cần cá nhân nộp Cam kết 08/CK-TNCN là được miễn khấu trừ thuế TNCN. Tuy nhiên, theo Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 80/2021/TT-BTC, cá nhân chỉ được làm cam kết khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

  • Có mã số thuế cá nhân;
  • Chỉ có duy nhất nguồn thu nhập này tại thời điểm cam kết;
  • Tổng thu nhập cả năm sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế.

Trường hợp cá nhân có thêm thu nhập tại nơi khác hoặc không đủ điều kiện nhưng doanh nghiệp vẫn không khấu trừ thuế thì doanh nghiệp có thể bị truy thu và xử phạt.

Ví dụ:
Ông B ký Cam kết 08 tại Công ty X nhưng đồng thời có thêm thu nhập từ Công ty Y. Sau thanh tra, cơ quan thuế xác định cam kết không hợp lệ và yêu cầu Công ty X truy nộp toàn bộ số thuế chưa khấu trừ.

✅ Khuyến nghị:

  • Kiểm tra kỹ mã số thuế và điều kiện cam kết của cá nhân.
  • Yêu cầu cá nhân cam kết trung thực về tổng thu nhập trong năm.
  • Nếu có nghi ngờ về tính hợp lệ, doanh nghiệp nên thực hiện khấu trừ 10% để hạn chế rủi ro.

🔴 Sai sót 3: Dùng hợp đồng cộng tác viên để “né” BHXH và nghĩa vụ thuế

Một số doanh nghiệp ký hợp đồng cộng tác viên hoặc hợp đồng dịch vụ ngắn hạn cho người làm việc thường xuyên nhằm tránh đóng BHXH và áp dụng thuế suất thấp hơn.

Tuy nhiên, theo Luật BHXH 2024 (hiệu lực từ 01/7/2025), người lao động làm việc theo hợp đồng từ 01 tháng trở lên — kể cả hợp đồng có tên gọi khác nhưng mang bản chất quan hệ lao động — vẫn thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Nếu cơ quan BHXH xác định doanh nghiệp “lách luật”, doanh nghiệp sẽ bị:

  • Truy đóng BHXH cho toàn bộ thời gian chưa tham gia;
  • Tính lãi chậm đóng;
  • Xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

Ngoài ra, cơ quan thuế cũng có thể xác định khoản chi này là tiền lương, tiền công và yêu cầu kê khai thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần thay vì khấu trừ 10%.

Ví dụ:
Công ty Z liên tục ký hợp đồng thời vụ 2 tháng/lần với nhân viên lễ tân làm việc cố định hàng ngày. Sau kiểm tra, cơ quan BHXH truy thu toàn bộ BHXH chưa đóng và xử phạt chậm đóng.

✅ Khuyến nghị:

  • Ký HĐLĐ phù hợp với bản chất công việc thực tế.
  • Tham gia BHXH đầy đủ đối với lao động làm việc thường xuyên.
  • Trường hợp thuê dịch vụ thực sự ngắn hạn, cần có hồ sơ chứng minh độc lập như: hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, kết quả bàn giao công việc…

🔴 Sai sót 4: Hồ sơ chi trả thiếu chứng từ chứng minh dịch vụ thực tế

Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu phiếu chi hoặc giấy đề nghị thanh toán mà thiếu hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu hoặc hồ sơ bàn giao công việc.

Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), khoản chi muốn được tính vào chi phí hợp lệ phải có đầy đủ:

  • Hợp đồng/thỏa thuận công việc;
  • Chứng từ thanh toán hợp pháp;
  • Biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu chứng minh dịch vụ đã hoàn thành.

Nếu hồ sơ không đầy đủ, khoản chi có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Ví dụ:
Công ty Y thuê cá nhân thiết kế website với chi phí 5 triệu đồng/tháng nhưng chỉ có phiếu chi và email trao đổi, không có hợp đồng hoặc nghiệm thu rõ ràng. Khi quyết toán thuế, khoản chi bị loại toàn bộ do không đủ căn cứ chứng minh dịch vụ thực tế.

✅ Khuyến nghị:

  • Lập hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận công việc rõ ràng.
  • Lưu đầy đủ hồ sơ thanh toán và nghiệm thu.
  • Đối với khoản thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, nên thực hiện chuyển khoản ngân hàng theo quy định.

🔴 Sai sót 5: Kê khai thuế TNCN thiếu hoặc sai thông tin

Một số doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ thuế nhưng:

  • Quên kê khai trên tờ khai thuế TNCN;
  • Nhập sai mã số thuế cá nhân;
  • Khai sai loại thu nhập hoặc sai số thuế đã khấu trừ.

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

  • Hành vi kê khai sai nhưng không làm thiếu thuế có thể bị phạt từ 1,5 – 2,5 triệu đồng;
  • Trường hợp khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp có thể bị phạt từ 5 – 8 triệu đồng hoặc cao hơn tùy mức độ vi phạm.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải giải trình số liệu khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu điện tử.

Ví dụ:
Doanh nghiệp A đã khấu trừ thuế của 10 cá nhân nhưng chỉ kê khai 8 người trên tờ khai tháng. Khi đối chiếu dữ liệu, cơ quan thuế phát hiện thiếu sót và yêu cầu kê khai bổ sung, truy nộp thuế cùng tiền phạt.

✅ Khuyến nghị:

  • Kiểm tra kỹ MST, họ tên và số thuế đã khấu trừ trước khi nộp tờ khai.
  • Đối chiếu giữa chứng từ khấu trừ và dữ liệu kê khai định kỳ.
  • Chủ động nộp hồ sơ khai bổ sung ngay khi phát hiện sai sót để giảm thiểu tiền phạt và tiền chậm nộp.

📌 KẾT LUẬN

Các khoản chi trả cho cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ ngắn hạn tuy phổ biến nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế và BHXH nếu doanh nghiệp thực hiện không đúng quy định.

Doanh nghiệp cần:

✔ Khấu trừ và kê khai thuế đúng quy định;

✔ Kiểm tra chặt chẽ hồ sơ cam kết miễn khấu trừ;

✔ Xác định đúng bản chất quan hệ lao động;

✔ Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán;

✔ Thường xuyên rà soát dữ liệu kê khai thuế và BHXH.

Việc tuân thủ đúng ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro truy thu, xử phạt mà còn đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong hoạt động tài chính – kế toán.

9 TRƯỜNG HỢP NHẬN TIỀN CHUYỂN KHOẢN KHÔNG PHẢI NỘP THUẾ – NGƯỜI DÂN CẦN HIỂU ĐÚNG ĐỂ TRÁNH LO LẮNG KHÔNG CẦN THIẾT

Hiện nay, nhiều người cho rằng cứ nhận tiền chuyển khoản vào tài khoản cá nhân là sẽ bị cơ quan thuế truy thu hoặc phải nộp thuế. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, không phải mọi khoản tiền nhận qua tài khoản ngân hàng đều là thu nhập chịu thuế.

 

Dưới đây là 9 trường hợp phổ biến nhận tiền chuyển khoản nhưng không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế nếu có đầy đủ căn cứ chứng minh hợp lý:

1️⃣ VAY MƯỢN GIỮA NGƯỜI THÂN, BẠN BÈ

Các khoản vay mượn dân sự giữa cá nhân với cá nhân không được xem là thu nhập chịu thuế.

Khi chuyển khoản nên ghi rõ nội dung như:

✔ “Vay tiền”

✔ “Cho mượn tiền”

✔ “Hỗ trợ tạm thời”

Đồng thời nên lưu giữ tin nhắn, giấy vay mượn hoặc thỏa thuận để làm căn cứ khi cần giải trình.

 

2️⃣ NHẬN TIỀN ĐỂ ĐÁO HẠN KHOẢN VAY NGÂN HÀNG

Khoản tiền được người khác chuyển vào nhằm mục đích hỗ trợ tất toán hoặc đáo hạn khoản vay ngân hàng không phải là thu nhập phát sinh từ hoạt động kinh doanh hay cung cấp dịch vụ nên không thuộc diện chịu thuế.

 

3️⃣ KIỀU HỐI, TIỀN GỬI TỪ NGƯỜI THÂN Ở NƯỚC NGOÀI

Theo quy định hiện hành, tiền kiều hối được miễn thuế khi chuyển qua các kênh hợp pháp như:

✔ Ngân hàng thương mại

✔ Công ty chuyển tiền được cấp phép

Người nhận nên lưu giữ chứng từ giao dịch hoặc xác nhận chuyển tiền để chứng minh nguồn tiền hợp pháp.

 

4️⃣ CÁC KHOẢN THU HỘ – CHI HỘ

Nhiều cá nhân nhận tiền hộ người khác hoặc thực hiện thanh toán hộ trong các giao dịch dân sự. Đây chỉ là khoản trung gian, không phải doanh thu hay thu nhập thực tế của người nhận nên không thuộc đối tượng chịu thuế.

Tuy nhiên, cần:

• Có nội dung chuyển khoản rõ ràng

• Có chứng từ hoặc trao đổi xác nhận giữa các bên

• Tránh nhận tiền thường xuyên với giá trị lớn nhưng không giải trình được mục đích

 

5️⃣ NHẬN – CHUYỂN TIỀN HỘ KHÔNG THU PHÍ

Nếu chỉ hỗ trợ nhận hoặc chuyển tiền giúp người khác mà không thu phí dịch vụ thì không phát sinh thu nhập chịu thuế.

Ngược lại, nếu có thu phí hoặc hưởng chênh lệch thường xuyên, cơ quan thuế có thể xem xét đây là hoạt động dịch vụ và phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế theo quy định.

 

6️⃣ NHẬN TIỀN BÁN NHÀ, ĐẤT SAU KHI ĐÃ HOÀN THÀNH NGHĨA VỤ THUẾ

Sau khi đã hoàn tất các nghĩa vụ tài chính như:

✔ Thuế thu nhập cá nhân

✔ Lệ phí trước bạ

✔ Các nghĩa vụ liên quan khác

Khoản tiền nhận từ giao dịch chuyển nhượng bất động sản sẽ không bị đánh thuế thêm lần nữa.

Người dân nên lưu giữ:

• Hợp đồng công chứng

• Biên lai nộp thuế

• Chứng từ giao dịch ngân hàng

 

7️⃣ TIỀN LƯƠNG ĐÃ KHẤU TRỪ THUẾ – CHUYỂN CHO NGƯỜI THÂN

Khoản tiền lương sau khi đã được doanh nghiệp khấu trừ và kê khai thuế đầy đủ là thu nhập hợp pháp sau thuế.

Do đó, việc chuyển tiền cho cha mẹ, con cái hoặc người thân không làm phát sinh thêm nghĩa vụ thuế đối với người nhận.

 

8️⃣ THU NHẬP TỪ NƯỚC NGOÀI ĐÃ NỘP THUẾ HỢP PHÁP

Trường hợp cá nhân có thu nhập ở nước ngoài và đã thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định tại quốc gia sở tại, khi chuyển tiền hợp pháp về Việt Nam có thể được xem xét miễn hoặc tránh đánh thuế hai lần theo các Hiệp định tránh đánh thuế hai lần mà Việt Nam tham gia.

Người nhận nên chuẩn bị:

✔ Chứng từ nộp thuế ở nước ngoài

✔ Sao kê ngân hàng

✔ Hợp đồng lao động hoặc giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập

 

9️⃣ LÃI CHO VAY CÁ NHÂN NHỎ LẺ, KHÔNG THƯỜNG XUYÊN

Các khoản cho vay cá nhân mang tính hỗ trợ, không thường xuyên, không có tính chất kinh doanh chuyên nghiệp thường không bị xem là hoạt động kinh doanh chịu thuế.

Tuy nhiên, nếu hoạt động cho vay diễn ra liên tục, quy mô lớn hoặc có tổ chức, cơ quan chức năng có thể đánh giá lại bản chất giao dịch để xác định nghĩa vụ thuế phù hợp.

 

⚠ LƯU Ý QUAN TRỌNG

Để hạn chế rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra dòng tiền, cá nhân nên:

✔ Ghi rõ nội dung chuyển khoản

✔ Lưu giữ hợp đồng, giấy tờ, tin nhắn liên quan

✔ Hạn chế nhận tiền không rõ nguồn gốc

✔ Chủ động tham khảo ý kiến kế toán hoặc chuyên gia pháp lý với giao dịch giá trị lớn

📌 Hiểu đúng quy định về thuế sẽ giúp cá nhân và hộ kinh doanh an tâm hơn trong các giao dịch tài chính, đồng thời tránh những hiểu lầm hoặc rủi ro pháp lý không đáng có.

 

Tóm tắt qua Info Graphic:

ĐIỂM MỚI NỔI BẬT LUẬT THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG 2026

Ngày 05/5/2026, Chính phủ đã chính thức ban hành Nghị định 144/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT). Nghị định mới sẽ có hiệu lực từ ngày 20/6/2026, với nhiều điểm thay đổi quan trọng liên quan đến đối tượng không chịu thuế, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Dưới đây là những nội dung đáng chú ý doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Bổ sung thêm đối tượng không chịu thuế GTGT

Nghị định 144/2026/NĐ-CP mở rộng thêm nhiều trường hợp thuộc diện không chịu thuế GTGT, đặc biệt trong lĩnh vực bảo hiểm và tài chính.

Đối với lĩnh vực bảo hiểm

Các loại hình sau được bổ sung vào nhóm không chịu thuế GTGT:

  • Bảo hiểm nhân thọ
  • Bảo hiểm sức khỏe
  • Bảo hiểm người học
  • Các dịch vụ bảo hiểm liên quan đến con người
  • Bảo hiểm vật nuôi, cây trồng và các dịch vụ bảo hiểm nông nghiệp khác
  • Bảo hiểm tàu thuyền, thiết bị phục vụ trực tiếp khai thác thủy sản
  • Hoạt động tái bảo hiểm theo quy định pháp luật
  • Bảo hiểm công trình, thiết bị dầu khí, tàu chứa dầu của nhà thầu nước ngoài hoạt động tại vùng biển Việt Nam hoặc vùng biển khai thác chung

Đối với lĩnh vực tài chính – ngân hàng – chứng khoán

Nghị định bổ sung thêm các hoạt động sau thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT:

  • Bán nợ
  • Bán khoản phải thu, khoản phải trả
  • Bán chứng chỉ tiền gửi

Quy định về sản phẩm xuất khẩu là tài nguyên, khoáng sản

Nghị định tiếp tục siết chặt chính sách đối với tài nguyên, khoáng sản xuất khẩu nhằm hạn chế xuất khẩu thô. Theo đó:

  • Các sản phẩm tài nguyên, khoáng sản chưa chế biến hoặc đã chế biến nhưng thuộc danh mục hạn chế xuất khẩu sẽ thuộc diện không chịu thuế GTGT theo Phụ lục I và II ban hành kèm Nghị định 144/2026/NĐ-CP.
  • Bộ Công Thương sẽ chủ trì rà soát, đề xuất điều chỉnh danh mục phù hợp với tình hình kinh tế – xã hội từng thời kỳ.

2. Sửa đổi quy định về hoạt động đại lý, môi giới

Theo quy định mới, các khoản doanh thu sau sẽ thuộc diện không phải tính thuế GTGT:

  • Doanh thu hàng hóa, dịch vụ từ hoạt động đại lý bán hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT
  • Hoa hồng đại lý được hưởng từ hoạt động đại lý bán hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT
  • Hoa hồng môi giới bảo hiểm

Quy định này giúp làm rõ nghĩa vụ thuế đối với các doanh nghiệp hoạt động đại lý và môi giới dịch vụ.

3. Sửa đổi quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Nghị định 144/2026/NĐ-CP cũng sửa đổi đáng kể quy định liên quan đến phân bổ và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Nguyên tắc khấu trừ

Nếu hàng hóa, dịch vụ sử dụng đồng thời cho:

  • Hoạt động chịu thuế GTGT
    và
  • Hoạt động không chịu thuế GTGT

thì doanh nghiệp chỉ được khấu trừ phần thuế đầu vào phục vụ hoạt động chịu thuế.

Trường hợp không hạch toán riêng được

Doanh nghiệp phải phân bổ theo tỷ lệ:

Doanh thu chịu thuế GTGT / Tổng doanh thu bán ra trong kỳ

Điểm mới đáng chú ý

“Tổng doanh thu” để tính tỷ lệ phân bổ nay bao gồm thêm:

  • Giá trị gia tăng từ hoạt động mua bán, chế tác vàng bạc đá quý (trừ trường hợp âm)
  • Doanh thu hàng hóa, dịch vụ không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT
  • Doanh thu theo quy định chuyên ngành đối với:
    • tổ chức tín dụng,
    • chứng khoán,
    • bảo hiểm

Quy định mới giúp thống nhất cơ sở xác định tỷ lệ khấu trừ thuế GTGT đầu vào giữa các ngành nghề đặc thù.

4. Quy định mới về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Một trong những nội dung đáng chú ý nhất của Nghị định 144/2026/NĐ-CP là việc bổ sung quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm hoặc trả góp.

Điều kiện áp dụng

Đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần có:

  • Hợp đồng mua bán bằng văn bản
  • Hóa đơn GTGT hợp lệ
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Trường hợp chưa đến hạn thanh toán

Nếu chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Trường hợp đến hạn nhưng chưa chuyển khoản

Nếu đến thời điểm thanh toán mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:

  • Doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ tương ứng.
  • Việc điều chỉnh thực hiện tại kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Trường hợp bổ sung chứng từ sau đó

Khi đã có chứng từ thanh toán hợp lệ, doanh nghiệp được kê khai khấu trừ lại phần thuế GTGT đầu vào tương ứng ở kỳ phát sinh chứng từ thanh toán.

5. Thay thế toàn bộ Phụ lục danh mục kèm theo Nghị định cũ

Nghị định 144/2026/NĐ-CP chính thức thay thế:

  • Phụ lục I
  • Phụ lục II

ban hành kèm theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP bằng danh mục mới cập nhật theo quy định hiện hành.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Từ ngày 20/6/2026, doanh nghiệp cần:

  • Rà soát lại các hoạt động thuộc diện không chịu thuế GTGT
  • Kiểm tra phương pháp phân bổ thuế GTGT đầu vào
  • Đảm bảo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đầy đủ, đúng thời hạn
  • Cập nhật danh mục hàng hóa, tài nguyên khoáng sản xuất khẩu theo phụ lục mới
  • Điều chỉnh quy trình kế toán – thuế để tránh rủi ro bị loại chi phí hoặc truy thu thuế

Nghị định 144/2026/NĐ-CP được đánh giá là bước hoàn thiện quan trọng trong việc quản lý thuế GTGT, đồng thời tăng tính minh bạch và thống nhất trong thực tiễn áp dụng pháp luật thuế hiện nay.

Tóm tắt bằng Info Graphic: