Có phải xuất hóa đơn riêng cho từng khách hàng nhận quà không?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập và giao hóa đơn điện tử cho người mua. Quy định này cũng áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, tiêu dùng nội bộ hoặc xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn, trừ các trường hợp được miễn sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Như vậy, đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng khách hàng, người bán vẫn phải thực hiện lập hóa đơn theo quy định. Việc khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn cũng không làm mất đi nghĩa vụ lập hóa đơn của người bán.
Hóa đơn được lập phải bảo đảm đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Lưu ý: Trường hợp người bán không lập hóa đơn theo quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Mức phạt có thể lên đến 80 triệu đồng theo khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 1 và Điều 2 Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
👉 Tóm lại: Hàng hóa đem biếu, tặng khách hàng vẫn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện lập hóa đơn theo đúng quy định, kể cả khi khách hàng không yêu cầu nhận hóa đơn.
Hướng dẫn xuất hóa đơn đối với quà tặng khách hàng, nhân viên
Quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa sử dụng để biếu, tặng được quy định tại khoản 7 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Theo đó, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, bao gồm hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất, nếu được sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại hoặc quảng cáo thì được khấu trừ theo quy định.
Về giá tính thuế GTGT, khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định: đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, cho, biếu, tặng, giá tính thuế GTGT được xác định theo giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động.
Theo đó:
- Đối với thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thanh toán theo đúng quy định.
- Khi xuất hóa đơn đối với hàng hóa biếu, tặng, giá tính thuế GTGT được xác định theo giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng quà.
Hướng dẫn xuất hóa đơn tặng hàng hóa cho khách hàng
Theo Công văn 6154/CTH-QLDN1 ngày 14/7/2026 của Thuế TP Cần Thơ, trường hợp doanh nghiệp phát sinh hoạt động tặng hàng hóa cho khách hàng thì phải lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu và ghi đầy đủ các nội dung theo Điều 10 và điểm a3 khoản 5 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Cụ thể:
🔹 Hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng:
Giá tính thuế GTGT được xác định theo giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động.
🔹 Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại:
Giá tính thuế GTGT được xác định bằng 0 (không đồng) theo điểm b khoản 2 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
👉 Như vậy, khi doanh nghiệp tặng quà cho khách hàng hoặc nhân viên, cần lưu ý cả việc lập hóa đơn, xác định giá tính thuế và kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào để đảm bảo thực hiện đúng quy định.
Bổ sung các trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Công văn 893/TCS1-HCNVDT
Công văn 893/TCS1-HCNVDT năm 2026 hướng dẫn một số điểm mới của Thông tư 91/2026/TT-BTC về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Theo đó, bổ sung một số trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:
(1) Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Trường hợp đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế không khớp hoặc chưa đầy đủ so với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư:
- Cơ quan thuế yêu cầu người nộp thuế cập nhật, bổ sung thông tin trong thời hạn 10 ngày làm việc.
- Nếu hết thời hạn mà thông tin vẫn chưa được bổ sung, người nộp thuế sẽ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
(2) Đối với người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro
Trường hợp sau 02 lần giải trình vẫn không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, cơ quan thuế sẽ thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
(3) Trường hợp có ủy nhiệm lập hóa đơn
Khi người nộp thuế ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế đồng thời gửi thông báo đến bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn để bên này dừng việc lập hóa đơn thay cho người bán.
Bổ sung các loại dịch vụ được lập hóa đơn sau đối soát theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Theo điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bổ sung các trường hợp được lập hóa đơn sau khi thực hiện đối soát, với thời hạn chậm nhất không quá ngày 07 của tháng tiếp theo hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Các nhóm dịch vụ được áp dụng gồm:
- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không và cung cấp điện (trừ hoạt động bán điện).
- Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt.
- Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường thủy.
- Dịch vụ truyền hình.
- Dịch vụ quảng cáo truyền hình.
- Dịch vụ thương mại điện tử.
- Dịch vụ bưu chính, chuyển phát, bao gồm đại lý, thu hộ, chi hộ.
- Dịch vụ viễn thông, bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng.
- Dịch vụ logistics.
- Dịch vụ hoa tiêu hàng hải.
- Dịch vụ quảng cáo trên các trang thông tin điện tử.
- Dịch vụ công nghệ số, nền tảng số.
- Dịch vụ công nghệ thông tin, bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin (trừ dịch vụ viễn thông) và dịch vụ ngân hàng hàng hóa, trừ hoạt động cho vay.
- Dịch vụ chuyển tiền quốc tế.
- Dịch vụ chứng khoán.
- Dịch vụ tài sản mã hóa.
- Dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch.
- Xổ số điện toán, thu phí sử dụng đường bộ giữa nhà đầu tư và nhà cung cấp dịch vụ thu phí.
- Dịch vụ bảo hiểm.
- Dịch vụ bảo vệ.
- Dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp.
- Dịch vụ của sở giao dịch hàng hóa.
- Dịch vụ thông tin tín dụng.
- Dịch vụ kinh doanh vận tải hành khách bằng taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh sử dụng phần mềm hỗ trợ kết nối vận tải theo pháp luật về đường bộ, khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức.
Thời điểm lập hóa đơn
Đối với các dịch vụ nêu trên, hóa đơn được lập tại thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng phải bảo đảm:
- Không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ; hoặc
- Không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Kỳ quy ước được sử dụng làm căn cứ xác định lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp và được thực hiện theo thỏa thuận giữa bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và bên mua.
👉 Lưu ý: Doanh nghiệp thuộc các nhóm dịch vụ trên cần xác định đúng thời điểm đối soát, kỳ quy ước và thời hạn lập hóa đơn để tránh sai sót trong quá trình thực hiện nghĩa vụ về hóa đơn điện tử.
