Nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc năm 2026 khi nào là đúng quy định?

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, việc giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc được thực hiện theo nguyên tắc người nộp thuế phải đăng ký thuế và đăng ký người phụ thuộc theo quy định.

Theo đó, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký người phụ thuộc và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc chậm nhất trước ngày 31/12 của năm tính thuế. Sau khi đăng ký, việc giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc được áp dụng ổn định cho các năm tiếp theo nếu thông tin và điều kiện của người phụ thuộc không thay đổi.

Đối với trường hợp trong năm 2026 người nộp thuế chưa thực hiện tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, vẫn có thể được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Việc này được thực hiện khi người nộp thuế đăng ký người phụ thuộc và thực hiện quyết toán thuế theo quy định.

Như vậy, hạn cuối để đăng ký người phụ thuộc và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc trong năm 2026 là trước ngày 31/12/2026.

Các quy định về thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026 theo điểm a khoản 1 Điều 69 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc năm 2026 cho từng đối tượng

Theo Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, từ ngày 01/07/2026, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để đăng ký giảm trừ gia cảnh được quy định theo từng nhóm đối tượng như sau:

1. Người phụ thuộc là con

① Con đẻ

Bản sao Giấy khai sinh của con;
Hoặc bản sao Quyết định về việc nhận cha, mẹ, con;
Hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha, mẹ và con;
Bản sao thẻ Căn cước của con, nếu đã được cấp.

② Con nuôi

Bản sao Giấy khai sinh của con;
Bản sao thẻ Căn cước của con, nếu đã được cấp;
Bản sao Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi.

③ Con riêng của vợ hoặc chồng

Bản sao Giấy khai sinh của con;
Bản sao thẻ Căn cước của con, nếu đã được cấp;
Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế;
Hoặc giấy tờ khác chứng minh mối quan hệ với con riêng của vợ hoặc chồng.

④ Con từ đủ 18 tuổi trở lên bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc là người khuyết tật

Hồ sơ chứng minh quan hệ cha, mẹ và con tương ứng với trường hợp con đẻ, con nuôi hoặc con riêng;
Bản sao Giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự;
Hoặc bản sao Giấy xác nhận khuyết tật.

⑤ Con đang theo học
Áp dụng với con đang học tại đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề:

Hồ sơ chứng minh quan hệ cha, mẹ và con tương ứng với trường hợp con đẻ, con nuôi hoặc con riêng;
Bản sao thẻ sinh viên;
Hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường;
Hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học.

2. Người phụ thuộc là vợ hoặc chồng

Hồ sơ chứng minh gồm:

Bản sao thẻ Căn cước;
Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn;
Hoặc giấy tờ khác có giá trị chứng minh quan hệ vợ chồng.

👉 Lưu ý: Hồ sơ cần được chuẩn bị phù hợp với từng trường hợp người phụ thuộc để đảm bảo đủ căn cứ đăng ký và tính giảm trừ gia cảnh theo quy định mới từ 01/07/2026.

3. Người phụ thuộc là cha, mẹ

① Cha đẻ, mẹ đẻ

Bản sao thẻ Căn cước của cha, mẹ;
Bản sao Giấy khai sinh của người nộp thuế;
Hoặc bản sao Quyết định về việc nhận cha, mẹ, con;
Hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha, mẹ và con.

② Cha nuôi, mẹ nuôi

Bản sao thẻ Căn cước của cha, mẹ nuôi;
Bản sao Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi.

③ Cha, mẹ vợ hoặc cha, mẹ chồng

Bản sao thẻ Căn cước của cha, mẹ vợ/chồng;
Bản sao Giấy khai sinh của vợ hoặc chồng người nộp thuế;
Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế;
Hoặc giấy tờ khác chứng minh quan hệ vợ chồng.

④ Cha dượng, mẹ kế

Bản sao thẻ Căn cước của cha dượng, mẹ kế;
Bản sao Giấy khai sinh của người nộp thuế;
Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn;
Hoặc giấy tờ khác chứng minh quan hệ vợ chồng giữa cha dượng và mẹ đẻ của người nộp thuế;
Hoặc giấy tờ khác chứng minh quan hệ giữa mẹ kế và cha đẻ của người nộp thuế.

4. Người phụ thuộc là cá nhân khác không nơi nương tựa

Đối với cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế có trách nhiệm trực tiếp nuôi dưỡng, hồ sơ gồm:

Bản sao thẻ Căn cước của người phụ thuộc;
Bảng kê khai thông tin người phải trực tiếp nuôi dưỡng;
Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc;
Giấy tờ chứng minh nghĩa vụ trực tiếp nuôi dưỡng của người nộp thuế.

5. Người phụ thuộc không có khả năng lao động

Hồ sơ gồm:

Hồ sơ chứng minh quan hệ với người nộp thuế tương ứng với trường hợp con đẻ, con nuôi hoặc con riêng;
Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc có tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên.

⚠️ Lưu ý quan trọng

Người nộp thuế có trách nhiệm thực hiện đăng ký hoặc thay đổi thông tin người phụ thuộc theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Đồng thời, người nộp thuế phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về:

Tính chính xác của thông tin đăng ký, thay đổi người phụ thuộc;
Việc kê khai thu nhập của người phụ thuộc theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 87/2026/TT-BTC.

👉 Nếu cơ quan có thẩm quyền phát hiện việc kê khai không chính xác, người nộp thuế có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và các quy định pháp luật có liên quan.

Một số lưu ý mới về người phụ thuộc và giảm trừ gia cảnh từ 01/07/2026

Theo Thông tư 87/2026/TT-BTC, từ ngày 01/07/2026, mức thu nhập bình quân tháng trong năm của người phụ thuộc được nâng lên không quá 3 triệu đồng/tháng.

Trước đó, theo khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, mức thu nhập bình quân tháng trong năm của người phụ thuộc được áp dụng là không quá 1 triệu đồng/tháng.

Bên cạnh đó, người nộp thuế và tổ chức, cá nhân có liên quan cần lưu ý:

🌍 Đối với người phụ thuộc là người nước ngoài

Nếu cá nhân cư trú là người nước ngoài không có đầy đủ hồ sơ theo từng trường hợp được quy định, cần cung cấp tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Các tài liệu này phải thể hiện được:

Người đó đáp ứng điều kiện để được xác định là người phụ thuộc;
Mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc.

📂 Trách nhiệm lưu giữ hồ sơ

Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc khi có yêu cầu, nhằm phục vụ công tác:

Thanh tra, kiểm tra;
Kiểm toán;
Và các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

🖥️ Cơ quan thuế có thể khai thác dữ liệu để xác định người phụ thuộc

Căn cứ thông tin đăng ký thuế, cơ quan thuế được khai thác và sử dụng dữ liệu từ:

Cổng Dịch vụ công Quốc gia;
Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính;
Cơ sở dữ liệu quốc gia;
Các cơ sở dữ liệu chuyên ngành do cơ quan nhà nước quản lý và được chia sẻ, khai thác theo quy định.

Những dữ liệu này được sử dụng làm căn cứ xác định người phụ thuộc được hưởng giảm trừ gia cảnh.

📌 Trường hợp không khai thác được dữ liệu

Nếu cơ quan thuế không thể khai thác hoặc sử dụng dữ liệu điện tử để xác định người phụ thuộc, người nộp thuế phải cung cấp các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc theo quy định tại Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC.

👉 Như vậy, từ 01/07/2026, không chỉ mức thu nhập của người phụ thuộc được nâng lên 3 triệu đồng/tháng, mà việc xác định và chứng minh người phụ thuộc cũng được tăng cường thông qua việc khai thác dữ liệu điện tử.