Người mua trả lại hàng hóa thì bên nào lập hóa đơn? Trường hợp nào lập hóa đơn điều chỉnh?
Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, việc lập hóa đơn được thực hiện theo nguyên tắc:
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh đối với hàng hóa bị trả lại.
- Tuy nhiên, nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng, thì người mua lập hóa đơn điện tử trả lại hàng và giao cho người bán.
- Trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua cũng được xử lý theo quy định về trả lại hàng hóa.
Theo điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng. Đồng thời, người bán và người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.
Riêng đối với hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu
Nếu hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định pháp luật và đã được đăng ký theo tên người mua, khi trả lại hàng hóa, việc lập hóa đơn được thực hiện như sau:
Nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng và giao cho người bán.
Việc trả lại hàng phải phù hợp với quy định pháp luật có liên quan.
Lưu ý về hồ sơ, chứng từ
Đối với các trường hợp trả lại hàng hóa, các bên phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Tóm lại: Thông thường, người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại hàng. Trường hợp các bên có thỏa thuận thì người mua có thể lập hóa đơn trả lại hàng; riêng tài sản đã đăng ký quyền sở hữu/quyền sử dụng theo tên người mua, nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
Từ 01/7/2026, hóa đơn điều chỉnh, thay thế được áp dụng như thế nào theo Thông tư 91?
Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế được thực hiện theo khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Cụ thể:
- Hóa đơn đã được xử lý nhưng tiếp tục phát hiện sai: Nếu người bán đã xử lý hóa đơn sai theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng sau đó phát hiện hóa đơn vẫn có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục thực hiện theo đúng hình thức đã áp dụng ở lần xử lý đầu tiên.
- Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn: Đối với trường hợp pháp luật quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn, nếu hóa đơn đã lập có sai sót thì chỉ được xử lý bằng hình thức lập hóa đơn điều chỉnh.
- Cách ghi giá trị trên hóa đơn điều chỉnh: Nội dung điều chỉnh về giá trị phải phản ánh đúng thực tế phát sinh. Trong đó, điều chỉnh tăng ghi số dương, còn điều chỉnh giảm ghi số âm.
- Kỳ kê khai hóa đơn điều chỉnh: Đối với hóa đơn điều chỉnh thuộc các trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Lưu ý đối với hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh
Trường hợp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh có sai sót và cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế.
Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế được thực hiện theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đối với số thuế và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước tính trên phần doanh thu chênh lệch tăng trên hóa đơn, người nộp thuế thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Tóm lại: Từ 01/7/2026, khi xử lý hóa đơn sai, doanh nghiệp cần lưu ý hình thức xử lý ở lần đầu sẽ quyết định hình thức áp dụng cho các lần xử lý tiếp theo; đồng thời phải ghi nhận đúng dấu của giá trị điều chỉnh và xác định đúng kỳ kê khai của người bán, người mua.
